CASE STUDIES | 27 GIUGNO 2022
Shopify e gestionali: sincronizzazione impossibile?
Un caso studio con collegamento incrociato tra Shopify - AS400 - Dropshipping API
Molto spesso Shopify è additato come poco incline a sincronizzarsi con gestionali e servizi esterni. Ma è davvero cosi, oppure è solo questione di volerlo/saperlo fare? E' possibile, con alcuni limiti, vediamo quali.
Riassunto per chi ha poco tempo
Un caso semplice: sincronizziamo Shopify con un server AS400 che fa da contabilità e gestionale prodotti, e con un Dropshipping esterno via API.
Il tutto realizzando un backend PHP/MySQL che faccia da "ponte" e normalizzi i dati, e una App Shopify per import/export degli Excel.
Le esigenze
1. Sincronizzare Shopify con un server AS400 che ogni tot. minuti genera e importa file Excel (ma si potrebbe gestire anche con API)
2. Sincronizzare Shopify con un software di contabilità per la riconciliazione dei pagamenti
3. Applicare regole di costo e di sconto specifici per Shopify, che non sono presenti in AS400 o che siano frutto di campagne marketing specifiche. Quindi in Shopify un marchio, una categoria o un singolo prodotto potrebbero avere prezzi diversi rispetto ai negozi fisici dell'azienda, o con regole particolari
5. Collegare e sincronizzare un Dropshipping esterno via API, ed anche qui applicare regole specifiche su prezzi/sconti non presenti all'origine
4. Migliorare titoli, testi e descrizioni dei prodotti sia lato SEO che lato frontend, in quanto arrivano in formato codice e/o abbreviato e/o assente (avete mai lavorato con gestionali farmaceutici?...)
5. Importare descrizioni e immagini prodotto da database internazionali in base a codici EAN
App e software utilizzati
1. Matrixify, app di Shopify per gestire i file import/export di Excel (circa 200 euro/mese)
2. Zapier e Google Sheets
Fase 1: sviluppo di un PIM ponte tra Shopify ed il mondo
Tutto è stato possibile creando un mini-gestionale, lo possiamo definitre PIM ma non solo, che si occupasse:
- ricevere i dati dalle varie fonti, via Excel o API
- elaborarli
- inviarli a Shopify via Excel o API
- fare il processo inverso per aggiornare vendite, giacenze, marketing
Anche qui, semplifichiamo: sviluppo ad hoc PHP su database MySQL, e per il frontend del gestionale pagine Jquery e Bootstrap gestibili anche da mobile.
Di fatto è stato come creare un nuovo sito web.
Il Cliente mediante questo gestionale ha la possibilità di visualizzare i flussi automatici, o inserirli manualmente, applicare tutte le regole che ritiene necessarie, ed attendere la sincronizzazione programmata con Shopify o forzarla manualmente.
Tutto ciò che in Shopify non si può fare.
Fase 2: connessione con altre fonti di dati
Il Dropshipping ultimamente è reso semplice da procedure API già rese disponibili dai fornitori, quindi di fatto è bastato collegarsi in API, popolare il database con i dati, applicare le regole prezzo/sconto/disponibilità, e poi sincronizzare.
Allo stesso modo il processo inverso, ovvero effettuare la chiamata dell'ordine (spedisce il fornitore) e inviare la parte contabile, è sviluppata con API e/o con CRON server che richiamano tali file a tempo.
Ad esempio il CRON spedizioni ogni ora, il CRON contabilità ogni 24h.
Idem per le altre fonti di dati esterne, utili per importare automaticamente fotografie e/o descrizioni da database internazionali curati dai produttori stessi, ed evitare cosi di doverli inserire manualmente.
Insomma di notte il server aveva un bel da fare...
Fase 3: le App di supporto ed il setup di Shopify
Grazie a Matrixify, è possibile gestire import/export a tempo.
Abbiamo tuttavia utilizzato ache altri metodi a supporto. Ad esempio Google Sheets e Zapier per la parte marketing e CRM. Oppure App minori per le piccole esigenze, ad esempio nascondere subito un prodotto sotto una certa giacenza in attesa venga sincronizzato. Ma sono esigenze specifiche di ogni ecommerce, quindi non mi dilungo.
I limiti di Shopify
Il metodo utilizzato resta nei costi e nei tempi sostenibili per l'azienda, quindi non abbiamo sviluppato App specifiche che facciano da sincronizzazione in tempo reale.
Abbiamo preferito utilizzare un interscambio finale mediante lettura e scrittura Excel o CSV temporizzata - da 10 minuti a 2 ore in base al file - ed il formato Excel si è rivelato comodo anche per l'azienda in quanto controllare e filtrare un Excel è semplice.
Questo approccio pone 2 limiti:
- la giacenza dei prodotti ogni 10 minuti a volte può non bastare se la vendita avviene contemporaneamente su web e nei negozi. In questo caso su web sono stati caricati solo prodotti con giacenza minima disponibile oltre una soglia calcolata in base alla categoria merceologica
- c'è un limite dovuto principalmente alla velocità con cui Shopify importa/esporta i dati.
Il limite è ovviamente legato alla quantità di prodotti: su questo progetto siamo arrivati a gestire circa 20 mila prodotti (oltre a import/export di pagamenti, ordini, e tecnici per marketing).
Se sono di più bisogna fare delle scelte sui tempi di sincronizzazione, oltre che suddividere molto i files per ridurre colonne e dimensioni.
Se hai un progetto simile o desideri approfondire contattaci per una prima consulenza gratuita.
